Datenschutzhinweise
Entwurf – dieser Text ist noch nicht rechtlich geprüft.
Stand: 19.10.2026
Diese Hinweise gelten für das Backend – den Bereich, in dem Sie nach der Anmeldung Ihren Shop, Ihre Webseite oder Ihren Betrieb verwalten. Für die Besucher Ihres Auftritts gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.
1. Wer verantwortlich ist
Für Ihren Zugang, die Sicherheit der Plattform und den Support ist der Betreiber verantwortlich:
uniseca GmbH
Talblick 8
93161 Sinzing
E-Mail: rechtliches@tadeus.shop
Für die Arbeit im System – Ihre Kunden, Bestellungen, Vorgänge und alles, was Sie dort eintragen – und für Ihre Daten als Beschäftigte oder Beschäftigter ist der Betrieb verantwortlich, für den Sie den Zugang nutzen, in der Regel Ihr Arbeitgeber. Der Betreiber verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag und nach dessen Weisung (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu richten Sie bitte zuerst an Ihren Betrieb.
2. Rechtsgrundlagen
Für die Ansprechpartner unserer Kunden: der Vertrag über die Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Protokolle, Sicherheit und Support: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO). Für die Aufbewahrung von Nachweisen zu Bestellungen und Belegen: gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für Beschäftigte gilt die Rechtsgrundlage, die Ihr Betrieb benennt.
3. Was verarbeitet wird, wofür und wie lange
Ihr Zugang
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Name, Anmeldename, E-Mail-Adresse (ein Zugang geht auch ohne Postfach), Rolle und Rechte im Betrieb | Ihnen den Zugang geben und ihn auf Ihre Aufgaben beschränken | solange der Zugang besteht; wird er entfernt, wird er gesperrt und vom Betrieb gelöst, der Eintrag bleibt, damit Änderungen zuordenbar bleiben – Frist noch festzulegen |
| Passwort – nur als Prüfwert, nie im Klartext | Anmeldung | solange der Zugang besteht |
| Zweiter Faktor: Geheimnis der Authenticator-App und Wiederherstellungscodes (verschlüsselt), öffentlicher Schlüssel Ihres Passkeys (der private bleibt auf Ihrem Gerät) | Schutz Ihres Zugangs | solange der Zugang besteht |
| Anmeldecode per E-Mail – nur als Prüfwert | zweiter Faktor, wenn Sie ihn per E-Mail erhalten | 10 Minuten |
| Zeitpunkt und IP-Adresse der letzten Anmeldung, Zahl der Fehlversuche, Sperre | Sicherheit, Erkennen fremder Anmeldungen | wird bei jeder Anmeldung überschrieben – Frist noch festzulegen |
| Einstellungen: Sprache, Startseite, helle oder dunkle Darstellung, abgeschaltete Meldungen, gewünschte Berichte | das Backend so zeigen, wie Sie es eingestellt haben | solange der Zugang besteht |
Einladung, Passwort und Programmzugänge
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Einladung: Verweis mit Prüfwert, wer eingeladen hat, wann angenommen | Einrichten eines neuen Zugangs – der Verweis wird der einladenden Person angezeigt, nicht gemailt | gültig 72 Stunden; der Eintrag bleibt – Frist noch festzulegen |
| Startpasswort für Zugänge ohne Postfach – nur als Prüfwert, einmal angezeigt | erste Anmeldung | bis Sie es ändern |
| Passwort vergessen: Ihre E-Mail-Adresse und ein Prüfwert des Verweises | neues Passwort setzen | gültig 60 Minuten; abgelaufene Einträge werden noch nicht weggeräumt – Frist noch festzulegen |
| Zugänge für Programme, die Sie selbst freigeben (z. B. ein KI-Assistent über die Schnittstelle): Programm, Rechte, Gültigkeit | das Programm in Ihrem Namen arbeiten lassen | bis Sie die Freigabe widerrufen; abgelaufene Einträge – Frist noch festzulegen |
Protokolle
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Anmeldeprotokoll: eingegebene Kennung, Erfolg oder Grund des Fehlschlags, IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt | Angriffe auf Zugänge erkennen und abwehren, Vorfälle aufklären | Gelöscht nach 180 Tagen |
| Änderungsprotokoll: jede Änderung an einem Datensatz – wer (Name), wann, was vorher und nachher, von welcher Adresse aus | nachvollziehen, wer was geändert hat; Fehler rückgängig machen | IP-Adresse nach 180 Tagen entfernt; der Eintrag drei Jahre nach Ende des Jahres, bei Bestellungen, Belegen, Zahlungen und Sendungen zehn Jahre (gesetzliche Aufbewahrung) |
| Wer einen Vorgang angelegt, bearbeitet, freigegeben oder abgeschlossen hat (etwa an Bestellungen, Belegen, Angeboten, Lagerbewegungen, Helpdesk-Antworten) | Zuständigkeit und Nachweis im Betrieb | so lange wie der Vorgang selbst |
Zusammenarbeit
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Welchen Vorgang Sie gerade geöffnet haben (Angebot, Kunde, Ticket) und wann Sie zuletzt aktiv waren – für Kolleginnen und Kollegen sichtbar, damit niemand dasselbe gleichzeitig bearbeitet | Zusammenarbeit ohne Doppelarbeit | gilt zwei Minuten; der letzte Stand bleibt stehen, bis Sie etwas anderes öffnen – Frist noch festzulegen |
| Im Helpdesk: wem ein Ticket zugewiesen ist, wer gerade antwortet, wer Notizen und Antworten geschrieben hat | Zuständigkeit im Ticketsystem | so lange wie das Ticket (geschäftliche Korrespondenz: sechs Jahre) |
| Meldungen im Backend (z. B. „neue Bestellung“): an wen, ob zugestellt, wer sie zur Kenntnis genommen hat; Hinweise in der Glocke | dass wichtige Ereignisse ankommen und quittiert werden | Frist noch festzulegen |
E-Mails an Sie
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| E-Mails an Sie: Anmeldecodes, Erwähnungen und Eskalationen im Helpdesk, Wochenberichte, Morgenliste, nicht quittierte kritische Meldungen | Sie über Ihre Arbeit informieren | – |
| Versandprotokoll: Empfänger, Betreff, Art, Zustellstatus | Nachweis, dass eine Nachricht zugestellt wurde | sechs Jahre nach Ende des Jahres; Zustellereignisse 90 Tage |
| Öffnen einer Benachrichtigung über eine Kontaktanfrage | Erinnerung, wenn eine Anfrage ungelesen bleibt – bei anderen Mails wird das Öffnen nicht erfasst, Klicks nie | mit dem Versandprotokoll |
Hilfe, Assistent und weitere Funktionen
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Hilfe-Portal: Ihre Beschreibung, die Adresse der Seite, auf welchem Datensatz und Reiter Sie waren – und, wenn das Häkchen gesetzt bleibt (voreingestellt), ein Bild der Seite. Das Bild kann zeigen, was auf der Seite steht, auch Kundendaten | Fehler nachvollziehen und beheben | Frist noch festzulegen |
| Chat mit dem Assistenten im Backend: Ihre Fragen und seine Antworten, verbrauchte Menge | Protokoll dessen, was der Assistent in Ihrem Namen gesucht hat; Abrechnung | Frist noch festzulegen |
| Verbrauch der KI-Werkzeuge je Person: Aufgabe, Modell, Menge, Kosten – ohne Inhalt | Abrechnung und Begrenzung | Frist noch festzulegen |
| Antwortvorschläge der KI im Helpdesk und ob Sie sie übernommen haben | bessere Vorschläge | der Vorschlagstext nach 30 Tagen gelöscht; ob übernommen, bleibt beim Ticket |
| Videogespräch mit einem Kunden: Ihr Name (wie er im Gespräch angezeigt wird), wann Sie beigetreten sind, wie lange das Gespräch dauerte | Durchführung des Termins | Bild und Ton werden nicht aufgezeichnet; der Eintrag nach 12 Monaten gelöscht |
| Anbindung von Telegram oder Slack für Meldungen: Kanal oder Chat, bei Telegram dessen Name | Meldungen auf das Telefon | bis die Anbindung entfernt wird |
Support durch den Betreiber
Mitarbeitende des Betreibers sehen in Ihr Backend nur über eine Support-Sitzung: mit Grund, lesend oder ändernd, höchstens 4 Stunden lang. Festgehalten werden die Person, der Grund, Beginn und Ende sowie die IP-Adresse (Frist noch festzulegen). Was in einer Sitzung geändert wird, steht im Änderungsprotokoll mit Verweis auf die Sitzung; in einer lesenden Sitzung werden keine E-Mails versendet. Für Wartung und Support können Mitarbeitende des Betreibers außerdem Anmeldeprotokolle, Fehlermeldungen und Meldungen aus dem Hilfe-Portal einsehen.
4. Cookies und Speicher im Browser
Das Backend setzt nur technisch notwendige Cookies: eines für Ihre Sitzung (es endet nach 120 Minuten ohne Aktivität) und eines zum Schutz vor gefälschten Anfragen. Wählen Sie bei der Anmeldung „Angemeldet bleiben“, kommt ein Cookie hinzu, das Sie wiedererkennt, bis Sie sich abmelden.
Im Speicher Ihres Browsers liegen Bedieneinstellungen: Darstellung, auf- und zugeklappte Bereiche, Lage und Gesprächsnummer des Assistenten, Ansicht des CMS. Begonnene, noch nicht gesendete Antworten und Notizen im Helpdesk bleiben dort als Entwurf, bis Sie sie senden – auf einem gemeinsam genutzten Gerät sind sie für die nächste Person an diesem Browser lesbar. Erlauben Sie im Profil Benachrichtigungen des Browsers, zeigt er Meldungen auch außerhalb des Fensters.
Es gibt im Backend keine Statistik, keine Werbung und keine Analyse Ihres Verhaltens; deshalb gibt es auch keinen Cookie-Hinweis (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Desktop-App speichert auf Ihrem Rechner nur die Adresse des Backends und die Lage des Fensters; sie meldet nichts an uns.
5. Wer die Daten noch erhält
Für den Betrieb der Plattform setzen wir folgende Dienstleister ein, alle als Auftragsverarbeiter gebunden:
- Rechenzentrum: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland – Betrieb der Server, der Datenbank und der Dateiablage
- Datensicherung: noch einzutragen – verschlüsselte Sicherungskopien für den Fall eines Ausfalls
- E-Mail-Versand: Mailjet SAS, Paris, Frankreich – Zustellung der Mails des Shops und des Backends
An die KI-Werkzeuge gehen Inhalte Ihrer Arbeit (Fragen, Texte, Katalogdaten), nicht Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse; Fragen mit erkennbaren Personendaten weist der Assistent zurück, im Helpdesk werden Namen vor dem Senden durch Platzhalter ersetzt. Videogespräche laufen über einen eigenen Server des Betreibers. Verbinden Sie Meldungen mit Telegram oder Slack, erhalten diese Dienste die Meldungen – ohne Personendaten Ihrer Kunden. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 15–21 DSGVO). Für Ihren Zugang wenden Sie sich an den Betreiber (rechtliches@tadeus.shop), für die Arbeit im System und Ihre Daten als Beschäftigte oder Beschäftigter an Ihren Betrieb.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für den Betreiber zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.